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Engagez vos équipes projets avec l’intelligence collective


En Avril 2024, j’ai eu la chance d’être interviewée par Dorothée Esnault, auteur de la newsletter Le Bivouac et experte en processus de développement nouveaux produits cosmétiques, pour échanger sur l’intérêt de l’intelligence collective dans l’animation d’équipe Projets.

Ayant moi-même été cheffe de projets par le passé, ce sujet m’a tout de suite parlé.

Je vous retranscrits donc dans cet article le résultat de notre échange.

 

 

Dorothée : Anne-Sophie, comment définirais-tu l'intelligence collective et en quoi elle diffère des approches individuelles ou traditionnelles de résolution de problèmes ?


Anne-Sophie : L'intelligence collective est un concept qui dépasse la simple somme des intelligences individuelles au sein d'une équipe. Elle se réfère à la capacité d'une équipe à travailler ensemble et à optimiser ses connaissances et compétences pour résoudre des problèmes, innover, ou prendre des décisions. L’expression 1+1 = 3 illustre très bien les avantages de l’intelligence collective.


Pour illustrer un peu plus, en facilitation en intelligence collective, il y a toujours 3 étapes dans les ateliers : Divergence / Emergence / Convergence.


Lors de l’étape de Divergence, chacun s’exprime individuellement.


Lors de l’étape d’Emergence, chacun présente ses idées aux autres membres du groupe. Les idées des uns font penser à de nouvelles idées pour les autres ce qui génère de nouvelles idées. C’est l’étape la plus importante en intelligence collective. Elle permet de récolter des idées que nous n’aurions pas eu en réfléchissant séparément.


Lors de l’étape de Convergence, on fait converger le groupe vers une décision ou une priorisation par exemple. L’objectif étant d’arriver à un résultat concret et partagé par tous.


Enfin, un point que je souhaite rajouter. Le processus de facilitation en intelligence collective permet de s’assurer que chacun de membres du groupe s’est exprimé au même niveau que tout le monde. Qu’on soit timide ou très à l’aise en public, tout le monde s’exprimera de la même façon. Les outils et méthodes sont adaptés pour cela.


Dorothée : Quels sont les objectifs de cette approche ?


Anne-Sophie : L’objectif de cette approche est clairement d’utiliser l’équipe comme la ressource la plus forte pour optimiser, innover, développer, créer. Qui mieux que les collaborateurs peuvent proposer des idées d’optimisation d’un process, trouver des solutions à des difficultés dans des projets ? Cette méthode, je l’ai utilisée lorsque j’étais manager, et je peux vous assurer que ça fonctionne. Les collaborateurs se sentent plus engagés dans les choix qui ont été faits puisqu’ils ont été impliqués et qu’ils ont décidés.

 

Dorothée : Quelles sont les modalités de mise en place ?


Anne-Sophie : La mise en place d’un tel processus ne peut pas se faire sans un minimum de base.


Par exemple, si vous voulez mettre en place cela en interne c’est-à-dire que c’est le manager ou le chef de projets qui va l’animer, alors une formation en facilitation en nécessaire. Pourquoi ? Parce que cela demande une maîtrise des méthodes de facilitation, l'utilisation d'outils appropriés et une neutralité essentielle pour éviter d'influencer les décisions.

 

En interne, le véritable challenge pour le facilitateur, c’est de rester neutre. Pas toujours facile 😉 !


Ensuite, plus concrètement, ça consiste en quoi ? Ça commence par : créer des moments de convivialité, d’échange pour assurer la confiance des équipes, la transparence. Il faut créer un climat serein pour pouvoir bien avancer sur la collaboration.


Petit à petit, le facilitateur interne, va introduire des icebreakers, des inclusions et des déclusions dans ces réunions. Puis il va prendre confiance et va se lancer dans des petits ateliers simples au début avec des techniques comme le « world café » ou le « 1-3-tous ». Puis il poussera sur des exercices plus créatifs.

 

Dorothée : Quelle serait la valeur ajoutée d’un chef de projet à être formé à la facilitation en intelligence collective ?


Anne-Sophie : Alors là, ça me parle carrément car j’ai été chef de projets pendant plusieurs années et quand j’ai découvert la facilitation, je me suis dit pourquoi je n’ai pas connu ça avant ! Ça m’aurait été tellement utile.


Le chef de projet, c’est un manager transversal. Son challenge, c’est de pouvoir embarquer son équipe projet vers un même objectif. Et pour cela, il faut que l’équipe fonctionne bien ensemble : savoir discuter, savoir partager, savoir écouter et bien d’autres choses. Il ne faut pas travailler de manière directive mais bien collaborative.


La facilitation en intelligence collective va apporter des outils comme les icebreakers, les inclusions ou déclusions qui, dans une réunion, peuvent faire la différence. Les participants se connaîtront mieux, se comprendront mieux les uns et les autres et le quotidien du projet sera plus sain et serein.


Sur la partie décision, souvent, le chef de projets récolte les infos de chacun en one to one, compile les données et fait une synthèse, sa propre synthèse, cela avec son œil ! Ça peut très bien fonctionner sur des projets dits « simples » mais le risque, c’est de ne pas avoir vu les connections entre les métiers, le lien entre les contraintes et passer à côté d’un risque majeur par exemple. C’est là que la technique de facilitation a toute sa valeur. En suivant les 3 étapes que j’ai expliqué tout à l’heure, et en connaissant des outils simples de mise en œuvre, le chef de projets va pouvoir traiter des sujets en faisant adhérer toute son équipe.

 

Dorothée : Quels sont les principaux défis auxquels sont confrontés les équipes ou organisations qui cherchent à mettre en œuvre des pratiques d'intelligence collective ? Et comment l'intelligence collective peut-elle aider à les surmonter ?


Anne-Sophie : Je ne vais pas pouvoir tous les énumérer mais voici ceux qui me semblent important :


1.   Le besoin d’améliorer la communication et collaboration : L'intelligence collective favorise des méthodes de travail qui encouragent la communication ouverte et la collaboration transversale, grâce à des outils facilitant le partage d'idées.

2.     Le besoin d’accompagnement dans les transformations : des ateliers peuvent être créer pour comprendre les résistances et les craintes, pour trouver des solutions pour atténuer voire faire disparaître celles-ci jusqu’à des ateliers pour impliquer les équipes dans la nouvelle organisation.  

3.     Le besoin d’engagement des collaborateurs : des ateliers peuvent être créer pour travailler sur la marque employeur, sur le bien être au travail … Des collaborateurs impliqués se sentiront forcément beaucoup plus engagés et attachés à leur entreprise.

4.     Le besoin d’harmoniser les objectifs entre les services pour avoir une plage commune : l'intelligence collective, par son processus, peut permettre un alignement des objectifs grâce à un travail conjoint.

 

Dorothée : Est-ce que l’on peut mesurer le « niveau » d'intelligence collective au sein d'une équipe ou d'une organisation ?


Anne-Sophie : Il n’y a pas d’indicateurs, type KPI, standardisés pour mesurer l’intelligence collective. On peut, malgré tout, en mettre en place dans les entreprises en fonction des besoins, des projets.

Par exemple, on peut animer « la météo collaborateurs : questionnaire mensuel sur des items choisis pour évaluer la partie individuelle et collective. Elle permet d’évaluer facilement l’état d’esprit, le bien être des collaborateurs et leur place dans le collectif. En fonction des retours, mettre les actions en place pour avoir le niveau de satisfaction attendu. 


On peut aussi mettre en place des objectifs collectifs. C’est d’ailleurs indispensable pour favoriser une bonne collaboration. Il faut juste qu’ils soient bien définis et partagés.

 


Alors, cet échange vous a inspiré pour développer l'intelligence collective dans votre équipe projets? N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos pratiques.

 

Anne-Sophie Tourneux – About Your Team


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